Uppföljning av upphandlingen

När ett anbud har antagits så ska detta meddelas omedelbart skriftligen till alla anbudsgivare. I det skriftliga beslutet ska det framgå varför det vinnande anbudet vann och ev. varför det egna anbudet inte gjorde det. Oavsett om du vinner upphandlingen eller inte så är det alltid bra att göra en uppföljning. Vad du ska titta på kan se lite olika ut beroende på om anbudet antagits eller ej.

Anbudet blev antaget


Grattis, det är nu den riktiga försäljningen kan komma igång och det är viktigt att kunderna känner till ditt företag och de produkter och/eller tjänster du säljer. Ta inte för givet att slutkunden känner till det nyss slutna avtalet, utan utför vanliga försäljningsinsatser och gör det så enkelt som möjligt för kunden att beställa.

Det är viktigt för dig som leverantör att kunna leverera enligt överenskommelse och detta kan innebära att du behöver se om organisationen så att du kan möta den nya efterfrågan. Givetvis beror detta på avtalets omfattning, gäller det mindre upphandlingar behövs oftast inga större förändringar till skillnad mot ramavtal.

Anbudet blev inte antaget


Du bör alltid redan innan beslutet ha en plan för vad du gör om du inte får anbudet. Som regel ska du begära att få ta del av de andra anbuden och eventuellt annan intressant information. Begäran ska göras skriftligen och du bör även ange att svaret ska meddelas skriftligen. Med hjälp av detta underlag kan du göra en analys av de andra anbuden och kontrollera att vinnande anbud uppfyller skall-kraven. Det ska finnas en kort motivering till varför utfallet blev som det blev. Om du har gjort några misstag på vägen så lär dig av dess till nästa upphandling.

Du har även möjlighet att överklaga ett tilldelningsbeslut men tänk på att välja dina strider, ägna dig inte åt hårklyveri. Bra grunder för överklagan kan vara att anbudsgivaren stryker eller lägger till skall-krav, ändrar kvalificeringsordningen, tidsfrister bryts, att ditt underlag stryks på felaktiga grunder etc.

Fram till nästa upphandlingstillfälle kan du bearbeta och informera kunderna om dina tjänster/produkter och hålla din kontaktlista uppdaterad.

Sidan uppdaterad 2011-06-16
av linda emilsson