Jag har hittat ett anbud - vad händer nu?

När du har hittat ett intressant anbud bör du kontrollera en del saker noggrant. Det är relativt ofta som företagare förlorar anbud på grund av formaliafel eller att man inte svarat på det som efterfrågas. Läs mer nedan om vad du bör tänka på när du ska lämna ett anbud på en upphandling.

Ta reda på vilken upphandlingsform det är som gäller vid det aktuella anbudet eftersom reglerna skiljer sig åt mellan de olika upphandlingsformerna.

Ta ställning till dels om ni uppfyller kraven i anbudet och dels om ni har goda möjligheter att konkurrera med andra anbud. Hur omfattande ett anbud är varierar och du bör därför se till att du har den tid och de resurser som anbudsskrivningen tar.

Läs igenom förfrågningsunderlaget noggrant eftersom det händer rätt ofta att anbudsgivare förlorar kontrakt pga. att de inte svarat på det som efterfrågats. Tänk på att du bara ska lämna anbud på det som efterfrågas — det lönar sig inte att erbjuda en bättre produkt om det leder till ett högre slutpris. Du måste i anbudet visa att ni uppfyller de minimikrav som ställs annars avvisas anbudet redan innan utvärdering av priset.

Läs mer om vad du bör tänka på när du ska lämna anbud:
Analysera förfrågningsunderlaget
Att skriva anbud
Företagsdokumentation

Analysera förfrågningsunderlaget


Ett förfrågningsunderlag består av flera olika delar, de flesta obligatoriska. Gör en första analys av underlaget för att skaffa en bättre bild av anbudet som helhet.

Kontrollera kraven


I analysen ska du först och främst kontrollera de krav som ställs i förfrågningsunderlaget. Här är det en god idé att sortera upp kraven mellan skall-krav och bör-krav. Ett skall-krav är ett krav som ni måste uppfylla för att anbudet överhuvudtaget ska utvärderas. Ett bör-krav är krav som inte är obligatoriska för att anbudet ska utvärderas och därför anknyter till utvärderingskriterierna.  Begreppen skall-krav och bör-krav är egentligen begrepp som har utvecklats i den svenska tillämpningen av upphandlingsreglerna, de finns varken i LOU, LUF eller i upphandlingsdirektiven.

Kommersiella villkor


Därefter ska du titta närmare på de kommersiella villkoren och då framför allt på uppskattat anbudsvärde eller hur stor volym uppdraget innefattar. Andra kommersiella villkor kan exempelvis vara leveranstid och leveransvillkor, ägande- och nyttjanderätt till konstruktioner, ritningar eller annat underlag, service och underhåll, garantier, hävning av avtal etc.

Administrativa bestämmelser


Vilka administrativa bestämmelser finns specificerat i förfrågningsunderlaget? Här gäller det t.ex. vilken upphandlingsform som gäller anbudet, information om när och var anbudet ska lämnas, varifrån du kan beställa förfrågningsunderlaget, hur länge är anbudet giltigt etc.

Utvärderingskriterier


Hur är utvärderingskriterierna ställda? Är det ekonomiskt mest fördelaktiga som gäller eller är det lägsta pris? Om modellen lägst pris tillämpas är nivån för skall-kraven ofta hög och kontrakt tilldelas den som uppfyller dessa skall-krav och samtidigt erbjuder lägst pris.  När det gäller modellen ekonomiskt mest fördelaktiga så måste upphandlande enhet ange de kriterier som avgör val av anbud. Upphandlande enhet får bara utvärdera efter de kriterier som angetts.

Till toppen

Att skriva anbud


Utse anbudsansvarig


Det är en god idé att utse en person som är ansvarig för arbetet med anbudet. Den som är anbudsansvarig sköter kontakter och dialog både med den upphandlande enheten och inom den egna organisationen. Hur arbetet läggs upp beror på omfattningen av anbudet, ett stort anbud kräver ofta att flera personer är inblandande och då får den som är ansvarig snarare en projektledarroll.

Svara på det som efterfrågas


När du svarar på ett anbud är det viktigaste att svara på det som efterfrågas, berätta inte för mycket runt omkring kom inte med reservationer eller påpekanden. Är förfrågningsunderlaget otydligt eller har du några frågor så ring eller skicka e-post till upphandlande enhet men gör detta innan utsatt tidsfrist löper ut.

Tänk dig in i mottagarens situation


För att kunna skriva ett så bra anbud som möjligt bör du tänka dig in i vem det är som ska läsa anbudet och vilken kunskap som läsaren har och eventuellt vilken kunskap som saknas. Det är ofta flera olika personer som ska läsa anbudet och du bör identifiera vilka så att du kan anpassa språket i anbudet. Den information som du lämnar ska vara av intresse för den som läser anbudet, de som läser är inte så intresserade av t.ex. företagets historia.

Skrivteknik


Som allt annat handlar anbudsskrivning om kommunikation och förmågan att kunna leverera rätt budskap till rätt målgrupp. I anbudsskrivningen vill ni skapa förtroende och få läsaren att känna igen sig. En bra teknik är att använda dig av löpsedelstekniken, dvs. lyfta fram det viktigaste först och sammanfatta för läsaren innan den mer detaljerade informationen kommer.  

Är alla formella dokument och handlingar med?


Innan du skickar in anbudet bör du kontrollera att alla formella dokument och handlingar finns med samt eventuell övrig information som upphandlande enhet efterfrågar. Det är tillåtet att skicka in sitt anbud flera gånger innan tidsfristen löper ut, kan vara bra om du vill säkerställa att få delta men kommer på att kompletteringar behöver göras, det senaste anbudet gäller. När sista anbudsdagen löper ut är du bunden till det anbud du lämnat.

Till toppen

Företagsdokumentation


När du ställer samman dokument för att ge en presentation av företaget är det viktigt att den är koncis och saklig. Tänk på företagsdokumentationen speglar företagets image och ska representera det företaget står för. Med fördel kan du använda sätta in dokumentationen i en pärm med fliksystem. Vilken information som ska tas med i företagsdokumentationen kan variera mellan branscher men några vanliga delar är:
  • Inledning
  • Företagets struktur och organisation
  • Ekonomi
  • Varor och tjänster
  • Service och underhåll
  • Personella tjänster
  • Tekniska resurser
  • Forskning och utveckling
  • Kvalitetssäkring
  • Miljö
  • Referenser
  • Bilagor (registreringsbevis, årsredovisningar, kreditupplysningar, försäkringar broschyrer etc.)

Till toppen

Sidan uppdaterad 2011-06-16
av linda emilsson